Una riunione di 15 minuti

Tutti ci siamo trovati all’interno di riunioni interminabili, in cui alcuni parlavano in continuazione e altri invece non esprimevano mai la propria opinione. Riunioni in cui non si riusciva a seguire un ordine e le questioni importanti di cui bisognava discutere restavano sullo sfondo. Il risultato? Ore lavorative perse, nessuna decisione, e la certezza che a breve sarebbe stata indetta un’altra inconcludente riunione.
Sappiamo però che un altro modo di condurre le riunioni è possibile, e oggi vogliamo mostrarvi come condurre una riunione in soli 15 minuti.
Un incontro strutturato, con delle regole e degli strumenti precisi, che conduce a delle decisioni in maniera democratica e in cui ciascuno può esprimere la propria opinione senza timore del giudizio altrui.
Se pensate che non sia possibile far durare una riunione che funzioni in soli 15 minuti, siamo qui per farvi cambiare idea e dimostrarvi che si può fare!

Vediamo innanzitutto quali sono i componenti fondamentali per strutturare una riunione rapida ed efficace.

Perché una riunione funzioni è necessario che sia presente un facilitatore, che conosca le “regole del gioco”, tenga i tempi, prepari i materiali e gestisca tutto il processo. Non deve essere necessariamente interno all’azienda, anzi, una persona esterna può condurre in maniera ancora più efficace la riunione.
Oltre al facilitatore, devono partecipare tutte le persone coinvolte in qualche modo sia nel processo decisionale sia in quello operativo. La struttura altamente democratica di queste riunioni guidate fa sì che ciascuno possa esprimere la propria opinione, e vedremo in seguito perché.

A livello pratico, servirà dotarsi di post-it, pennarelli, un timer e dei cerchietti adesivi.
I post-it consentono di scrivere le proprie idee in maniera concisa ma non troppo vaga, e possono essere organizzati come si preferisce;
I pennarelli permettono di scrivere in maniera chiara, sono visibili da lontano ma evitano di dilungarsi in troppi dettagli;
Il timer consente di tenere i tempi in maniera precisa. Meglio utilizzare un timer ben visibile, in mancanza di questo anche il timer del telefono andrà benissimo;
Cerchietti adesivi per le votazioni.

In caso la riunione venga tenuta online o in remoto, le funzioni del materiale sopra descritto vengono svolte egregiamente da un software gratuito come Miro, nato esattamente per questo tipo di utilizzo condiviso tra i team.

Una riunione ben preparata consente di non perdersi in discussioni lunghe, di non avere preconcetti nell’esposizione delle proprie idee e nell’ascolto delle proposte altrui.
La forma scritta garantisce l’anonimato e la necessità di andare dritti al punto.

I partecipanti si radunano attorno a un tavolo oppure si collegano online alla riunione, e il facilitatore espone il punto centrale per il quale ci si è riuniti. La domanda deve essere una sola e ben chiara, per consentire una soluzione del problema o delle proposte condivise.
Per fare un esempio, può essere una domanda del tipo: “Come possiamo attrarre nuovi clienti?”.

Una volta distribuiti i materiali, i partecipanti dovranno scrivere le loro proposte sui post-it, con una sola proposta per ogni post-it. Avranno 7 minuti di tempo per riflettere e scrivere.
Questo momento, che chiameremo “Individualmente in gruppo”, permette a tutti di concentrarsi soltanto sul problema che abbiamo posto, senza ulteriori distrazioni e senza che ci siano discussioni preliminari che possano indirizzare in qualche modo il risultato finale. Tutti hanno le stesse indicazioni, e tutti devono trovare delle soluzioni.

Passati i 7 minuti, il facilitatore raccoglie tutti i post-it, li appende su una lavagna e distribuisce 3 cerchietti adesivi a ogni partecipante.
Ciascuno adesso dovrà leggere tutte le proposte e votare quelle che pensa siano le 3 migliori.
Quando tutti hanno votato, il facilitatore mette i post-it in ordine di votazione. L’idea che ha raccolto maggiori voti sarà quella da sviluppare e portare avanti.

In soli 15 minuti siamo partiti da una domanda, abbiamo avuto decine di suggerimenti, abbiamo votato e siamo giunti a una conclusione. Sappiamo quali sono i prossimi passi da fare in azienda, da dove partire per trovare una soluzione e qual è la direzione da intraprendere.

Una riunione condotta in questo modo ha 3 vantaggi principali:

Rispetto alle riunioni lunghe e inconcludenti a cui spesso siamo abituati, una riunione di questo tipo consente di trovare una soluzione o quantomeno una proposta condivisa in soli 15 minuti, senza mai distrarsi dal focus sul quale si sta ragionando.
Il tempo ridotto costringe inoltre a trovare delle soluzioni rapidamente, poiché tutti sanno che alla fine dei 15 minuti sarà necessario arrivare a una conclusione.

La struttura dei tempi e del processo non consente divagazioni e ci rende sicuri del risultato finale.
Non ci sono discorsi paralleli, non ci sono persone che monopolizzano la scena, non ci sono discussioni interminabili e che a volte portano anche ad attriti personali.
La presenza inoltre di un facilitatore esterno che ha il compito di coordinare tutto lo svolgimento porta a una rigida scansione di tempi, ruoli e modi in cui la riunione viene tenuta.

Le soluzioni e le proposte di tutti rimangono allo stesso livello, poiché sia queste sia i voti di tutti sono anonimi.
Molto spesso, infatti, c’è il rischio che l’opinione espressa da un superiore influenzi il comportamento degli altri partecipanti, oppure che chi alza maggiormente la voce abbia la meglio su chi magari è più riflessivo e più restio ad esprimere opinioni.
Non entrano inoltre nel processo le questioni personali che possono esistere all’interno di un gruppo di lavoro e che rischiano di riversarsi nel lavoro comune.