Migliorare la produttività con il timeboxing

Le nostre giornate sono scandite da impegni, scadenze, attività da effettuare. Quante volte capita di cominciare a lavorare e di non sapere da che parte iniziare?
Si tratta di una sensazione molto comune, e anche molto umana. L’eccesso di attività da portare a termine oppure da far partire genera confusione e il rischio più grande è di ritrovarsi alla fine della giornata molto affaticati e senza avere ben chiaro su che cosa si è lavorato e che cosa si è concluso.

Ci sono diversi metodi per organizzare la giornata e che consentono di tenere traccia di quello che si è fatto, e che hanno come effetto collaterale di migliorare non solo la nostra produttività ma tutta la nostra vita lavorativa. Una delle tecniche più conosciute è quella del timeboxing, che consente di fare ordine nelle giornate e ottenere risultati concreti.
Suddividere la giornata in slot di tempo ben misurabili inoltre ci aiuta a fine giornata a sapere che cosa abbiamo fatto, in quanto tempo, e ci permette di organizzare anche le giornate successive.
Con un po’ di pratica è possibile avere una visione d’insieme del nostro lavoro e imparare a gestire meglio il nostro tempo e le nostre risorse.

Il principio dietro alle tecniche di timeboxing è molto semplice: cercare di stare dietro a tutto contemporaneamente è impossibile. Anche se la nostra società ci obbliga a essere multitasking, sappiamo che fare più cose contemporaneamente pregiudica e affatica il lavoro. La soluzione sta nel dividere la nostra giornata in segmenti di tempo, stabilendo di effettuare soltanto una determinata attività in quel lasso di tempo.
In questo modo vengono eliminate le distrazioni che pregiudicano il lavoro che dobbiamo fare (mail, social network, messaggi, ecc.) e possiamo concentrarci su una sola attività da portare a termine. Può sembrare quasi controintuitivo, ma per ottenere il massimo delle attività è necessario eliminarne alcune.

Il primo passo per utilizzare al meglio il timeboxing è stabilire quali sono le attività da fare durante la giornata, un passo alla volta. L’importante è essere specifici, e dettagliati.
Per fare un esempio: invece di stabilire “Creare la presentazione in PowerPoint”, le attività andranno divise in:

Ognuna di queste attività è misurabile e ha un inizio e una fine. Inoltre, sarà possibile capire meglio quanto tempo occorra per avere un risultato accettabile, e quindi stabilire il tempo necessario.

Un altro requisito fondamentale per utilizzare al meglio il timeboxing è non farsi prendere dalla fretta di dover stabilire tutto correttamente sin dalla prima volta. Il nostro consiglio è, la prima volta, di stabilire per prima cosa un’attività che conosciamo bene e che ci porta via poco tempo, diciamo 5/10 minuti. In questo modo potremo anche verificare che i tempi che abbiamo in mente coincidano effettivamente con i minuti necessari. Molte volte capita che un’attività che crediamo porti via poco tempo in realtà ci occupi più del necessario, e viceversa.
Una volta compreso il meccanismo riusciremo via via a creare degli slot di concentrazione intensa sempre più lunghi, passando da periodi di 15 minuti per arrivare fino a un’ora consecutiva per i progetti più complessi.
In alcuni casi, o quando ci troviamo a lavorare su diversi fronti, è possibile stabilire anche il cosiddetto “Day Theming”: si stabilisce il giorno in cui concentrarsi esclusivamente su un ambito del nostro lavoro, eliminando tutto quello che non è strettamente connesso. Ci aiuta a mantenere il focus e a raggiungere risultati concreti.

Perché questo metodo funzioni è fondamentale che vengano eliminate le distrazioni che possono allungare il tempo di esecuzione oppure sottrarre energie. Controllare le mail, i social e i messaggi è un’attività che possiamo delegare a determinati slot di tempo, in modo da avere il controllo su quello che facciamo e non farci risucchiare da molteplici attività contemporaneamente.

Bisogna stare anche molto attenti a non occupare tutto il tempo con il lavoro, perché questo potrebbe far nascere nuove frustrazioni. Una volta stabilite le attività da effettuare, occorre avere un periodo di pausa che ci faccia ricaricare e ci consenta di recuperare le energie per ripartire.
Possiamo stabilire una pausa di 5 minuti ogni 25, come ad esempio suggerisce la Pomodoro Technique, una delle tecniche più utilizzate e di cui abbiamo già parlato in un altro articolo.

Riuscire a dominare il tempo è uno degli obiettivi del timeboxing. Come dice la famosa Legge di Parkinson: “Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”.
Non sapere quanto tempo occupa ogni attività oppure farsi assorbire completamente dal lavoro senza mai pause ci porta a essere frustrati e scarichi di energie.
Vediamo alcuni vantaggi della suddivisione del tempo.

Soprattutto quando si tratta di un lavoro di creatività oppure nell’elaborazione di una strategia, diventa difficile capire quanto tempo sia necessario per arrivare a un risultato che nella maggior parte dei casi non è tangibile.
Grazie alle tecniche di timeboxing possiamo stabilire che il tempo è una costante del nostro lavoro, e non una variabile. Sappiamo quanto tempo occorre, e non ne siamo schiavi ma riusciamo a domarlo a nostro piacimento.

Quando dobbiamo stabilire quanto valga il nostro lavoro, a volte ci troviamo in difficoltà perché non riusciamo a quantificare il tempo necessario e quindi quanto possa costare un progetto oppure stabilire le famose “ore/uomo”.
Grazie al timeboxing diventa facilmente descrivibile il tempo necessario per sviluppare determinate attività e, di conseguenza, diventa anche più facile comprendere i costi effettivi.

Come dicevamo all’inizio, l’eccesso di attività può diventare controproducente perché non si sa da dove iniziare. Avere ben chiari i passi da effettuare e quanto tempo sia necessario per portarli a termine ci consente di avere maggiore chiarezza nel nostro lavoro ed elimina la fastidiosa sensazione di stanchezza dovuta all’eccesso di attività che non portano a un risultato immediato. In questo modo invece, a fine giornata, sapremo esattamente cosa abbiamo fatto e quanto tempo è stato necessario per ogni attività.
Man mano sarà sempre più facile suddividere il lavoro in slot di tempo necessari, e miglioreremo notevolmente la nostra capacità di restare concentrati e di portare a termine le nostre attività.