Usare la matrice di Eisenhower per organizzare il lavoro

Anche quando riusciamo a pianificare perfettamente la nostra giornata, capita che arrivino nuove incombenze, nuove attività da portare a termine e che portano via tempo e risorse.
Capita anche che non si riesca a capire quali sono le attività da affrontare immediatamente, e cosa lasciare in seguito oppure eliminare definitivamente dalla nostra To Do list.
Per riuscire a stabilire in maniera immediata e utilizzando dei parametri molto semplici quali sono le attività a cui dare priorità oppure da delegare, possiamo fare ricorso alla “Matrice di Eisenhower”.
Ma di cosa si tratta e come funziona la matrice di Eisenhower?

Dwight Eisenhower è stato Presidente degli Stati Uniti negli anni Cinquanta,e una delle sue più famose citazioni è “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.
Partendo da questa frase, Stephen Covey nel suo libro The 7 habits of highly effective people approfondisce e rende popolare quella che sarebbe passata alla storia appunto come la matrice di Eisenhower.
Si tratta di una semplice matrice a 4 quadranti, definiti in base all’urgenza e all’importanza di un determinato compito.
Stabilendo quanto un compito sia urgente o importante possiamo capire su cosa concentrarci, cosa rimandare, cosa delegare e cosa scartare definitivamente.

Possiamo definire tutte le nostre operazioni e posizionarle sulla matrice utilizzando questa suddivisione:

Ragionando su quello che dobbiamo fare e sul suo grado di urgenza e importanza, possiamo stabilire su cosa concentrarci.
Andiamo a vedere nel dettaglio i quadranti.

Rientrano in questa categoria tutte le operazioni che non possono essere rimandate e dalle quali dipende il buon andamento immediato delle attività. Per fare un esempio, può essere la telefonata di un grosso cliente oppure la sostituzione di un collega assente senza preavviso.
Rientrano in questo quadrante anche tutte le attività di gestione della crisi. Bisogna agire subito e in maniera decisa.

Sono attività che non devono necessariamente essere completate subito, ma che necessitano di particolare attenzione. Solitamente non possono essere delegate ma devono essere completate in prima persona.
Possiamo prendere come esempio i piani strategici per il futuro dell’azienda, oppure le attività complesse che necessitano di concentrazione e che influiscono sull’andamento a medio/lungo termine dell’attività.

Sono le attività a basso valore aggiunto e che, quando possibile, andrebbero delegate. Viene chiamato anche il quadrante dell’inganno, poiché queste attività portano via tempo e danno un falso senso di soddisfazione.
Prendiamo le riunioni che non portano da nessuna parte e che non arrivano a nessun risultato concreto. Sono esattamente la dimostrazione di come alcune attività che reputiamo urgenti e non rinviabili in realtà non hanno alcun senso e andrebbero evitate.

Viene chiamato anche “il quadrante dello spreco”: attività senza valore, banali, che portano via tempo alle operazioni davvero importanti. A volte sono attività che vengono compiute perché ci fanno sentire occupati e ci distraggono dal concentrarci su attività fondamentali.
Riuscire a eliminare i lavori di questo tipo ci consente di risparmiare tempo ed energie per quello che serve davvero.

Una volta stabilità la matrice, le attività non restano sempre all’interno dello stesso quadrante per tutto il tempo. Quello che avevamo classificato nel quadrante Q2 come non urgente ma importante può improvvisamente passare al quadrante Q1 quando si avvicina la scadenza di un progetto, oppure quando viene richiesta dal manager una relazione immediata.
Bisogna quindi continuare ad aggiornare quello che andiamo a fare, per stabilire in maniera precisa su cosa concentrarci.

Per memorizzare meglio l’importanza di ciascun quadrante possiamo utilizzare la definizione TIME, ovvero:

T: Tassativo (Q1)
I: Importante e Indispensabile (Q2)
M: Mobile (Q3)
E: Eliminabile (Q4)

Riuscire inoltre a concentrarci sul quadrante Q2, pianificando le attività per tempo e avendo il tempo di riflettere su quello che facciamo, ci consentirà di evitare per quanto possibile di ritrovarci in situazioni urgenti e importanti.

Tramite l’utilizzo di questa matrice possiamo organizzare facilmente il nostro lavoro e il nostro tempo, stabilendo le giuste priorità. Vogliamo evidenziare 3 vantaggi di questo sistema.

Sappiamo bene che il continuo accavallarsi delle operazioni può portare a una difficoltà nella gestione del lavoro. Quando davanti a noi abbiamo tante cose da fare e tutte ci sembrano ugualmente importanti, è facile che si cada nell’immobilità dovuta all’eccesso di scelte da compiere.
Inserire le diverse attività nei quadranti aiuta a guardare in maniera obiettiva a cosa dobbiamo fare e da dove è necessario partire.

Il tempo è la risorsa più scarsa al mondo, perché non può essere compresso né dilatato. Sapere cosa fare, eliminando le attività a basso valore o imparando a delegarle, ci consente di avere più tempo da dedicare a ciò che conta davvero.
Questo ci porta all’ultimo dei vantaggi, ovvero la riduzione dello stress.

Avere ben chiare le priorità ci libera dalle incombenze continue, e ci permette di arrivare a fine giornata con maggior soddisfazione anche personale, regalandoci inoltre tempo libero per fare ciò che più ci piace. Bisogna sempre pensare che anche attività che non colleghiamo direttamente al lavoro (attività sportiva, relax, crescita personale) possono essere inserite all’interno dei quadranti, in modo da dare il giusto peso anche a quello che ci fa stare bene nella vita privata.