Come utilizzare i grafici nelle presentazioni?

Illustrare correttamente i dati all’interno delle presentazioni può fare la differenza per raggiungere il risultato voluto. I grafici nascono esattamente con questo scopo, ovvero dare una forma visiva ai numeri che abbiamo e che rischiano di non essere immediatamente comprensibili per chi abbiamo davanti.

Ma quante volte abbiamo visto slide con grafici senza senso, costruiti male, con numeri che non spiegavano nulla? Se c’è una cosa peggiore del non usare i grafici, è usarli male.

Oggi vediamo in che modo costruire e utilizzare dei grafici che ci consentano di mostrare esattamente quello che vogliamo.

Per costruirli abbiamo preso ispirazione da un famoso sketch comico di Cochi e Renato in cui decidevano di aprire un negozio di Tacchi, Dadi e Datteri. Probabilmente non è un business nel quale vorrai entrare anche tu, ma vediamo come una ipotetica azienda che chiameremo TDD (Tacchi, Dadi e Datteri, per l’appunto) possa verificare il proprio andamento utilizzando i grafici.

I diversi programmi come Excel oppure Google Fogli ci consentono di creare ogni tipo di grafico: a barre, a linee, a torta. E poi diagrammi, cerchi concentrici, sono così tante le scelte che spesso non sappiamo quale inserire. Ma ogni grafico ha un suo utilizzo principale, e ci sono anche alcuni accorgimenti che possiamo utilizzare per attirare l’attenzione e per essere più chiari nell’esposizione.

Oggi vedremo come utilizzare 3 tipi di grafici: il grafico a barre (detto anche istogramma), il grafico a linee e il grafico a torta.

Se poi vorrai approfondire, puoi anche vedere il nostro articolo in cui parliamo dell’uomo che inventò i grafici.

Grazie a questo tipo di barre possiamo visualizzare i dati divisi per unità di tempo, mostrando ad esempio come sia aumentata o diminuita la produzione di un’azienda, mettendo al contempo un indicatore che consenta di quantificare esattamente e in maniera immediata come sta andando.

Riuscire a dare un’indicazione visiva dà immediatamente la percezione della crescita o del calo, e ci fa scoprire anche se stiamo raggiungendo i risultati che ci eravamo prefissati all’inizio.

Nell’esempio vediamo come la TDD non sia riuscita a rispettare gli obiettivi di budget, tranne che ad Agosto, ma come si sia ripresa bene negli ultimi mesi dell’anno rispetto all’inizio. Forse ad Agosto c’era stata un’impennata nella richiesta di datteri, bisognerà controllare.

Il grafico a barre singole o affiancate è molto utile per raffrontare la crescita sia nel tempo sia nelle quantità e per comparare unità uguali (come ad esempio il flusso di cassa), verificando se si stanno raggiungendo i risultati attesi.

Come nel caso sopra, anche qui abbiamo immediatamente un’indicazione visiva ma in più possiamo anche verificare in una sola immagine come viene suddivisa la produzione.

Se la nostra azienda ha diverse unità di business, è possibile verificare la crescita di ogni comparto nel tempo e scoprire cosa è più importante per noi, decidendo di conseguenza su quale settore investire.

Nell’esempio possiamo vedere come la produzione di un settore (in questo caso i datteri) stia crescendo lentamente ma costantemente ogni mese, mentre i tacchi calano anche se rimangono una parte fondamentale della nostra azienda. In questo caso è possibile decidere se andare a indagare cosa non stia funzionando nella parte in calo, oppure investire su un settore ancora marginale ma che cresce costantemente.

Utilizza i grafici a barre sovrapposte per misurare e mostrare diversi settori in un unico colpo d’occhio, oppure per analizzare come stia crescendo o calando il mercato nelle diverse aree.

Il grafico a linee è fondamentale per verificare quale sia l’andamento nel tempo e quanto i risultati reali si discostino dalle previsioni. Rispetto al grafico a barre è indicato per intervalli di tempo molto lunghi, perché si concentra più sull’andamento che sulle quantità.

Nell’esempio è ben visibile come i dati reali siano molto diversi dai numeri previsti nel budget. Ma lo sappiamo bene che un conto è progettare quanti tacchi si venderanno a inizio anno, un altro è scontrarsi con la dura realtà che conosce parecchi imprevisti e ci fa scoprire che sono i datteri ad avere i migliori tassi di crescita. Ma proprio per questo è fondamentale verificare e controllare dove è possibile migliorare le performance e su cosa investire.

Utilizza i grafici a linee quando i tempi sono abbastanza lunghi e devi verificare quali sono i risultati rispetto alle performance attese, oppure quando devi fare delle previsioni sul futuro per poter prendere delle decisioni ponderate.

Il grafico a torta è fondamentale quando abbiamo bisogno di mostrare la divisione in percentuale di un settore, di un mercato o di un ambito di produzione.

Grazie alla sua semplicità e immediatezza, mostra subito quale sia la differenza tra le diverse aree e come siano organizzate le unità.

Nell’esempio, anche se i datteri come abbiamo visto stanno crescendo costantemente, rimangono marginali nella nostra produzione. Potremo mostrare agli azionisti della nostra azienda che la decisione di investire inizialmente nel settore dei dadi stia dando i suoi frutti, e che la decisione di ammodernare la macchina che produce dadi sia stata una scelta corretta perché ci consente di essere efficienti esattamente lì dove produciamo maggiori profitti.

Utilizzate il grafico a torta per fotografare l’esistente e vedere come siano suddivise le diverse aree di produzione oppure come funzioni il mercato, concentrandovi sulla comparazione tra le diverse aree senza tenere conto delle variazioni nel tempo.