Draw Toast: preparare un panino per migliorare le riunioni

Quando si lavora in gruppo è facile che ci si scontri, che i diversi punti di vista si accavallino e che si raggiunga un controproducente muro contro muro.
Spesso alla base c’è una difficoltà nel comprendere il punto di vista altrui, incaponendosi sulla propria opinione e non ascoltando quello che gli altri hanno da proporre per arrivare a una soluzione. Per fortuna esistono delle soluzioni a questo problema, e uno degli esercizi più utili in questo caso è sicuramente il Draw Toast.

Grazie a questo strumento sarà possibile guardare in maniera distaccata alla soluzione di un problema ma soprattutto vedere con occhi nuovi le soluzioni proposte dagli altri. Il suo funzionamento è molto semplice, ma al tempo stesso molto efficace!

Tutti quanti sanno come si prepara un toast, vero? Sono due semplici fette di pane con in mezzo degli ingredienti.
Ebbene, quanti modi diversi esistono per prepararlo? Qual è l’ordine corretto da seguire? Il senso dell’esercizio sta proprio in questo.
Si compone di due parti: nella prima parte si andrà ad allargare la visuale, mentre nella seconda ci si concentrerà sul problema vero e proprio.

Per prima cosa occorre spiegare al gruppo di lavoro che si andrà a effettuare un esercizio che serve proprio per allargare la visuale e che sarà propedeutico al lavoro vero e proprio.
Dopodiché si distribuiscono fogli e matite (o pennarelli) e tutti sono chiamati, in 3 minuti di tempo, a disegnare i vari passaggi della preparazione di un toast. Nulla di più, nulla di meno.
Non vanno date altre indicazioni, se non quella di lasciare da parte il lato artistico, poiché non è quello l’importante, ma di individuare la sequenza e di disegnare ogni passaggio.

In questi 3 minuti ognuno lavorerà “individualmente in gruppo”, ovvero non dovrà esserci alcuna discussione o confronto.
Una volta scaduto il tempo, a turno ciascuno spiegherà rapidamente agli altri quali sono i passaggi che ha individuato e disegnato, riepilogando in che modo, secondo lui o lei,si prepara un toast.
Una volta che tutti avranno presentato la propria proposta, sarà compito del facilitatore mostrare quanto ogni approccio sia stato diverso, ogni sequenza sia stata differente, ma tutti quanti hanno raggiunto un risultato.

Una volta terminata la parte propedeutica, si passa alla fase di lavoro vera e propria. In questo caso l’obiettivo sarà risolvere un problema reale, ciascuno facendo la propria proposta di passaggi per arrivare a una soluzione.
Il facilitatore illustra in maniera molto rapida di che tipo di problema si parla,
dopodiché darà 5 minuti di tempo in cui ciascuno schematizzerà i vari passaggi per risolverlo. Anche in questo caso questa parte andrà fatta individualmente in gruppo.
Una volta terminati i 5 minuti, a turno ognuno mostrerà la propria ipotesi di soluzione. Come nel caso del toast, anche qui il facilitatore mostrerà similitudini e differenze tra i processi e in questo caso si discuterà e poi si passerà a votare il processo migliore per il gruppo.

Il Draw toast è un esercizio molto semplice ma che consente di guardare in maniera nuova alla soluzione di un problema, e di superare le discussioni sterili che a volte bloccano l’avanzamento dei lavori.
Ecco alcuni motivi per utilizzarlo:

Bastano dei fogli, delle matite e un timer, e in pochi minuti è possibile effettuare l’esercizio. Inoltre anche la spiegazione è molto semplice e comprensibile da tutti.

La schematizzazione dei passaggi per risolvere il problema e la discussione seguente consentono di procedere rapidamente nel lavoro. Allo stesso tempo, la prima parte dell’esercizio consente di guardare in maniera diversa al lavoro di tutti.

Riuscire ad apprezzare le idee diverse dalle nostre ci permette di essere più agili e di espandere il nostro punto di vista per accogliere anche quello degli altri. Non è solo un esercizio pratico, ma consente di migliorare il lavoro delle persone aumentando la loro professionalità.