Cos’è la metodologia Scrum?

Con la rubrica “Metodologie” vogliamo fornire una panoramica di metodi utilizzati all’interno delle aziende e delle organizzazioni per lavorare meglio e in maniera efficace. Strumenti per organizzare il lavoro, eliminare gli sprechi e consentire una maggiore organizzazione nel lavoro quotidiano e nella definizione degli obiettivi.
La metodologia Scrum nasce nel 1995 grazie a Ken Schwaber e Jeff Sutherland, che presentano un metodo innovativo per organizzare gruppi di persone e per raggiungere in maniera efficace i risultati prefissi.
Si basa fondamentalmente sull’empirismo, ovvero sulla capacità di analizzare gli avvenimenti passati e presenti per imparare da loro, e sulla metodologia Lean, che consente un adattamento costante in base ai risultati raggiunti e alle dinamiche interne ai gruppi. Non impone delle regole sulla modalità di lavoro, ma si focalizza sulle relazioni tra le persone e sulla loro capacità di collaborare, autodisciplinarsi e prendere decisioni rapidamente.
La metodologia Scrum ha aumentato la produttività di alcuni gruppi di lavoro fino al 400%. Nasce anche dall’analisi di alcuni processi aziendali che, regolati da tappe troppo definite fin dall’inizio e strutturati su tempi lunghi senza coordinamento tra le diverse aree, hanno portato a ritardi incredibili nella consegna e spesso con l’unico risultato di consegnare un prodotto obsoleto e non più adeguato alle necessità del mercato che nel frattempo aveva altri bisogni.

Il nome “Scrum” deriva dalla mischia del rugby. Come nel rugby, chi lavora utilizzando il metodo Scrum fa parte di un collettivo di persone che spinge e coopera per raggiungere l’obiettivo finale. Perché funzioni occorre che il gruppo al suo interno contenga tutte le professionalità necessarie alla buona riuscita del progetto.
I team sono formati solitamente da 10 persone e al suo interno ci sono 3 ruoli fondamentali:

Il punto di raccordo tra le necessità aziendali e il gruppo di lavoro. Stabilisce il modo di procedere, verifica che vengano raggiunti gli obiettivi e si occupa soprattutto delle relazioni con gli stakeholder e i committenti del lavoro. In poche parole, “è responsabile nel massimizzare il valore del prodotto risultante dal lavoro svolto dallo Scrum Team”, come si legge nella guida ufficiale al metodo Scrum.

Se il Product Owner è responsabile degli obiettivi, lo Scrum Master si occupa dell’organizzazione interna al team. Verifica che tutto venga fatto regolarmente, aiuta i developer a lavorare in maniera corretta, gestisce il tempo delle riunioni e soprattutto elimina tutti gli eventuali ostacoli che possono impedire il raggiungimento dell’obiettivo finale.

Il resto del team è composto dai Developer, che si occupano della realizzazione delle varie parti del progetto. Ognuno deve dare il suo contributo in collegamento con gli altri e lavorando assieme, autogestendosi, proponendo le modifiche necessarie e analizzando quello che è accaduto negli Sprint precedenti per migliorare l’efficienza dei passi successivi. Ma cos’è uno Sprint?

Lo Sprint è l’unità di tempo all’interno della quale un progetto deve essere portato a termine. Solitamente la lunghezza di uno Sprint è di 4 settimane, per evitare che ci siano ritardi nella consegna e che il lavoro venga portato a termine rapidamente. Ha 3 fasi fondamentali:

All’inizio di ogni Sprint il team si riunisce e vengono definiti i goal, ovvero gli obiettivi da portare a termine, il tipo di prodotto da realizzare e la Definition of Done, ovvero quando si può stabilire che un prodotto o una parte di esso sia funzionante e pronto da consegnare al cliente o allo stakeholder.
Grazie alla discussione con il Product Owner, i Developer stabiliscono quali elementi si includeranno all’interno dello Sprint e cosa sarà necessario fare. Uno Sprint Planning ha una durata massima di 8 ore per uno Sprint di 4 settimane.
Non si stabiliscono tappe intermedie, perché non esistono tappe intermedie già stabilite a priori ma il progetto verrà rivisto costantemente ogni giorno tramite il Daily Scrum

La riunione giornaliera tra i Developer, dalla durata massima di 15 minuti, in cui si analizza cosa sta funzionando, cosa ostacola il raggiungimento dello Sprint Goal, e come si svolgerà il lavoro nella giornata. Utile per aumentare le fiducia, rivedere costantemente il progetto e migliorare la comunicazione tra le persone.

Si tratta della consegna al cliente. Si verifica che l’avanzamento del prodotto stabilito sia in linea con quello che era stato richiesto, che sia possibile consegnarlo, metterlo in produzione e che siano stati raggiunti gli obiettivi prefissati inizialmente. Non è una semplice presentazione di quello che si è fatto ma un dialogo costruttivo su cosa è stato fatto e cosa è possibile migliorare. La durata massima è di 4 ore.

I miglioramenti vengono rivisti nella fase successiva, la Sprint Retrospective.

Si analizza cosa è andato bene nello Sprint precedente, cosa invece non ha rispettato gli standard definiti, quali ostacoli si sono incontrati e se sono stati superati oppure no. In questo modo, imparando dall’esperienza, è possibile migliorare i processi, conoscere meglio quello che accade, in che modo lavora il team e aumentare l’efficienza.

Spesso siamo abituati a pensare che i ritardi nelle consegne, gli ostacoli e gli impedimenti siano normali all’interno dell’attività di ogni azienda. Invece la metodologia Scrum ci insegna che per migliorare i processi bisogna imparare dall’esperienza precedente senza paura, affrontando tutti gli ostacoli che possono intralciare il percorso.
I suoi fondamenti, ovvero trasparenza, ispezione e adattamento, mostrano come all’interno delle organizzazioni sia possibile il confronto diretto tra le persone, lasciando i gruppi liberi di organizzarsi in maniera autonoma una volta stabilito l’obiettivo a cui si tende, e come sia possibile adattarsi alle necessità di un mercato che cambia senza perdere tempo infinito in riunioni, ostacoli burocratici e verifica di tappe intermedie stabilite a priori senza avere il coraggio di cambiarle in corsa una volta verificato che ci sono degli sprechi e delle inefficienze.
Infine, abbiamo visto come sia necessario un coordinamento e una verifica di quello che accade per avere una visione d’insieme che ci consenta di far lavorare insieme i diversi gruppi, senza chiuderli in silos che non comunicano tra di loro e che portano, nella maggior parte dei casi, a lavori incompleti oppure già superati dal tempo, senza raggiungere le aspettative.