In un mondo governato sempre più dai dati e in cui le strategie spesso vengono definite tramite un approccio data driven, diventa fondamentale creare una strategia dei processi per la gestione dei dati tramite quella che viene chiamata Data Governance.

Ma perché è necessario avere una Data Governance all’interno della propria azienda? Si tratta soltanto di un costo oppure produce dei risultati tangibili? Prima di rispondere a queste domande, andiamo a vedere di cosa si tratta.

Cos’è la Data Governance

La Data Governance è composta da quella serie di processi, strutture e persone che vanno a gestire tutti i dati prodotti e raccolti dalle aziende. Definisce che cosa verrà raccolto, come verrà trattato, chi si occuperà della gestione e della sicurezza e come verranno infine utilizzati i dati.

Per fare un esempio concreto, se l’azienda ha un sito web la Data Governance definirà quali dati verranno raccolti tramite cookies oppure tramite l’iscrizione alla newsletter, per quanto tempo verranno mantenuti i dati, in che modo verrà profilato l’utente e come verranno sfruttati gli accessi e le abitudini di visita degli utenti.

La Data Governance non è da confondere con la Privacy Policy, ad esempio, poiché mentre la Policy aziendale stabilisce soltanto cosa avviene sul sito, con la Data Governance l’azienda stabilirà chi si occupa di gestire quei dati, chi li elabora e, in ottica strategica, come i dati verranno utilizzati per migliorare il servizio offerto incrociando non solo i dati del sito ma anche quelli generati in altro modo, come ad esempio tramite gli acquisti offline.

Possiamo dire che la Data Governance deve mettere assieme tutti gli ambiti in cui vengono raccolti i dati degli utenti, per proteggerli ma anche per trarne un vantaggio competitivo.

In breve, tramite una definizione rigorosa e corretta dei processi e delle procedure è possibile far diventare i dati un vero e proprio asset aziendale.

Come impostare la Data Governance aziendale

Fondamentalmente sono 3 gli aspetti da curare:

  • Processi
  • Persone
  • Regole

Andiamo a vederli singolarmente.

I processi

I dati provengono da moltissime fonti: che si tratti delle visite al sito web oppure dal numero di prodotti creati e venduti, ogni azienda possiede una gran quantità di dati da elaborare. Poiché però si tratta di dati “liquidi”, a volte diventa difficile gestirli in maniera corretta. Serve strutturare dei processi di raccolta, elaborazione e analisi che consentano a tutti di comprenderli e usarli.

Avere i processi correttamente strutturati fa sì che si conosca la fonte di ogni dato, che il suo valore sia corretto e che possa essere messo in relazione con gli altri.

Inoltre, stabilire dei processi di gestione e messa in sicurezza del dato mette al riparo l’azienda da eventuali violazioni del GDPR, il regolamento europeo per la gestione e la privacy dei dati che negli ultimi anni è diventato fondamentale.

I processi, condivisi con tutte le persone che si occupano della gestione, consentono inoltre di avere una conoscenza comune e una maggiore efficienza aziendale.

Ma i processi da soli non bastano, occorre che vengano stabiliti anche i ruoli interni alla Data Governance. Ed è qui che entrano in gioco le persone.

Le persone

Possiamo dire che la Data Governance è il tocco umano che viene applicato a una materia solitamente gestita dalle macchine come sono i dati. Senza l’intervento umano, i numeri non possono parlare e diventare importanti.

All’interno di ogni azienda ci dovrebbe essere un Chief Data Officer, o almeno una persona deputata al coordinamento di tutte le aree. In questo modo si avrà una supervisione continua e una migliore gestione dei dati prodotti.

Fondamentale è anche la divisione dei ruoli e la condivisione del sapere. Bisogna capire quali dati verranno gestiti dall’area commerciale e quali dall’area IT, ma al tempo stesso occorre che ci sia un dizionario condiviso e una collaborazione che possa far parlare tra di loro le diverse aree per migliorare i processi e aumentare l’efficacia.

Per fare questo, è necessario anche che vengano stabilite delle regole.

Le regole

La regolamentazione della ricerca, della raccolta e della gestione dei dati consente di poterli conservare in maniera corretta, utilizzarli nel modo migliore e, soprattutto, sapere cosa è possibile farci e cosa no,

Inoltre, avere delle regole condivise sulla gestione consente in maniera semplice di mettere in relazione i dati tra di loro e farli parlare, trovando nuove opportunità ed eliminando subito eventuali problemi che potrebbero emergere.

Ma, una volta stabiliti i processi, le persone e le regole, in che modo la Data Governance può semplificare l’analisi e fornire un vantaggio?

I vantaggi di una corretta Data Governance

Ruoli ben definiti

Sapere quali sono le funzioni di ogni persona che si occupa di dati aiuta a migliorare il lavoro e permette di avere ben chiari quali sono gli obiettivi e quale sarà il contributo di ciascuno. Una migliore organizzazione aiuta tutti a superare le difficoltà e a lavorare meglio.

Pulizia dei dati

Aver stabilito delle regole permette di avere dei dati migliori e facilmente analizzabili. Oggi più che mai è fondamentale che le decisioni del management si basino su dati concreti, e ragionare su dati non corretti oppure raccolti in maniera errata può portare a decisioni sbagliate e che hanno effetti immediati sui guadagni aziendali.

Maggiore efficienza

Infine, l’aspetto più importante è che stabilire come lavorare sui numeri, con una grande chiarezza nelle operazioni da compiere, migliora i processi, velocizza le decisioni e fa aumentare conseguentemente il fatturato, dando un vantaggio non indifferente a chi gestisce bene quello che è un vero e proprio tesoro dell’azienda, ovvero i dati prodotti internamente oppure raccolti dall’esterno.

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