Cos’è il Design Sprint

Con la rubrica “Metodologie” vogliamo fornire una panoramica di metodi utilizzati all’interno delle aziende e delle organizzazioni per lavorare meglio e in maniera efficace. Strumenti per organizzare il lavoro, eliminare gli sprechi e consentire una maggiore organizzazione nel lavoro quotidiano e nella definizione degli obiettivi.

Insieme ad Agile, di cui fa parte il Metodo Scrum di cui abbiamo parlato recentemente, sicuramente il Design Sprint è tra le metodologie più famose per la realizzazione di progetti. Si focalizza non sull’idea di avere un prodotto funzionante da consegnare oppure su miglioramenti incrementali in un percorso che dura dalle 2 alle 4 settimane, ma piuttosto sulla prototipazione rapida in soli 5 giorni di un prodotto che può essere immediatamente testato da un gruppo di controllo.

Ma dove nasce e come funziona il Design Sprint?

Il metodo è stato elaborato da Jake Knapp, designer di Google Ventures e creatore anche di Google Meet, l’applicazione di videochiamate. Ha collaborato anche alla creazione di Gmail, quindi la sua mano si può trovare in buona parte dei prodotti Google che probabilmente usiamo ogni giorno.

Viene usato da società e organizzazioni importanti come LEGO, Slack e NASA, oltre che da migliaia di altre aziende nel mondo, e risponde a una semplice domanda: come posso risolvere un problema in maniera rapida e senza spendere troppi soldi prima di lanciarlo sul mercato?

Il Design Sprint si articola in 5 fasi:

Ognuna di queste fasi occupa un giorno lavorativo, obbligando a essere rapidi, strutturati e a risolvere entro il venerdì il problema che era stato posto il lunedì. Ma andiamo a vedere ogni passaggio.

Durante il primo giorno viene definito il problema e si presenta al team cosa sarà necessario fare durante la settimana. Si raccolgono le varie opinioni e si condividono le esperienze su quel determinato caso, in modo da coinvolgere tutti, avere un maggior approfondimento e tutti i dati necessari da cui partire.

Ogni team lavora sul problema e sviluppa delle idee per risolverlo. Possono essere creati sottoteam oppure far lavorare le persone singolarmente, l’importante è che alla fine della giornata ognuno abbia creato un lavoro dettagliato da presentare agli altri.

In una riunione vengono presentati i diversi progetti emersi nella fase precedente e si procede alla votazione da cui esce un progetto vincitore. In questo modo si potrà lavorare a un solo progetto condiviso nella fase successiva.

Stabilita la soluzione su cui lavorare, si entra nella giornata dedicata alla prototipazione. Non deve venire fuori un prodotto funzionante ma può essere sviluppato come presentazione, sito web beta oppure, in caso di prodotto fisico, creato un modello con una stampante 3d che possa essere sottoposto al test per la raccolta dei feedback e la validazione.

L’ultimo giorno il prototipo viene sottoposto a un test da parte di un gruppo che è tenuto a provare a usarlo, a dare feedback, a evidenziare eventuali limiti e a far decidere, alla fine, se il prodotto che sarà sviluppato a partire dal prototipo sia una buona idea oppure no.

Tutto questo in soli 5 giorni, con evidenti vantaggi. Andiamo a vedere quali sono.

Spesso si perde tempo a discutere di un prodotto con lunghe riunioni inconcludenti, oppure si lasciano sedimentare problemi che restano irrisolti e rallentano il lavoro.

Ancora peggio, a volte si investono tempo e denaro a sviluppare un prodotto senza mai testarlo e mettendolo sul mercato senza sapere se funzionerà e se raccoglierà il favore degli utenti.

Il Design Sprint elimina questi problemi per 3 motivi fondamentali:

Il progetto iniziato il lunedì viene terminato il venerdì. In soli 5 giorni, attraverso tappe definite, si passa da un problema al test di un prototipo che faccia andare avanti il lavoro e dia immediatamente una risposta. Qualora il prototipo non superasse il test, si saranno persi soltanto 5 giorni e si avrà già avuto una risposta per capire se il progetto merita di essere portato avanti oppure no.

A volte non si riesce a dare una soluzione a problemi interni o esterni all’azienda perché non si trova mai il tempo per affrontarli. Tramite il Design Sprint è possibile concentrare in un breve lasso di tempo tutto il processo e dare una spinta per superare il blocco.

Anche le grandi aziende a volte sottovalutano l’importanza dei feedback preliminari degli utenti, e rilasciano sul mercato prodotti che non sono stati validati e che non si sa se verranno apprezzati dagli utenti. Tramite il processo finale di test su un prototipo, invece, è possibile da subito raccogliere opinioni e feedback per migliorare quello che sarà il prodotto finale e renderlo più vicino ai bisogni di chi lo utilizzerà.

In questo modo si può capire immediatamente su quali progetti investire, risparmiando i soldi che sarebbero stati investiti in prodotti con poche possibilità di successo.

Il Design Sprint ovviamente non è adatto a tutte le occasioni. Ad esempio non è consigliabile in caso si debbano sviluppare progetti a lungo termine e quindi molto complessi come un piano aziendale per i prossimi 3 anni, e allo stesso modo non va bene per progetti piccoli come la decisione dei giorni in cui inviare la newsletter.

Consente però di migliorare i prodotti esistenti sviluppando nuove funzionalità in maniera rapida, di eliminare eventuali difficoltà rilevate nell’utilizzo di un prodotto e di capire meglio quale direzione intraprendere. Inoltre, ci dà la possibilità con bassi investimenti di poter presentare all’esterno un’idea già validata e visibile, grazie al prototipo.