Organizzare un workshop e renderlo un successo presuppone che tutto venga preparato con cura e che non ci siano intoppi nella realizzazione. Oltre a curare il momento in cui viene realizzato il workshop, è fondamentale che ogni dettaglio prima della riunione sia stato definito e che si possa iniziare nella maniera migliore una volta che le persone saranno riunite attorno al tavolo.

Proprio per aiutarvi a realizzare il vostro primo workshop, abbiamo creato una lista di utili accorgimenti.

Definisci cosa trattare

Prima di ogni workshop bisogna essere sicuri che gli stakeholders siano coinvolti e siano a conoscenza dei problemi da affrontare.
È importante condividere con loro l’agenda prima della riunione, insistere perché siano presenti e tenerli informati dei progressi delle attività decise nel corso del workshop.
Oltre a questo, è molto importante che l’obiettivo di ogni riunione sia definito con chiarezza e compreso da tutti i partecipanti. Organizzare un workshop con l’intento di perseguire degli obiettivi nascosti è molto pericoloso: non solo perché non funziona, ma anche perchè la confusione che si genera rende controproducente ogni discussione e non porta risultati.

Definisci chi dovrà partecipare

Per la buona riuscita del workshop è necessario stabilire anche chi parteciperà. Un approccio troppo inclusivo, in cui si portano a bordo quante più persone possibili, solitamente non funziona poiché la riunione rischia di diventare troppo dispersiva includendo persone non interessate.
Bisogna fare delle scelte, a volte anche con coraggio, e coinvolgere soltanto chi potrà dare un contributo attivo.
A livello esemplificativo, ecco chi è bene coinvolgere:

  • Chi può prendere decisioni;
  • Chi conosce ogni dettaglio del prodotto, del servizio o della tematica attorno ai quali il workshop è costruito;
  • Chi conosce il pubblico di riferimento e i suoi comportamenti.

Oltre a questi, ovviamente ci sarà anche un facilitatore, ovvero tu.

NB: il nostro consiglio è di non coinvolgere più di 7 persone, per poter portare avanti l’incontro in maniera efficace e snella.

Pianifica i tempi

I tempi sono fondamentali per la buona riuscita del workshop:

  • Pianificali con un canovaccio da seguire, in modo da sapere sempre in che punto ti trovi e poter decidere di conseguenza come procedere;
  • Una buona norma prima di ogni riunione è di iniziare con un breve brainstorming di 10 minuti in modo da avere la conferma che tutti conoscano bene il motivo per il quale sono stati riuniti e sappiano di cosa si parlerà;
  • Considera sempre delle pause di qualche minuto in modo da dare tempo e spazio ai partecipanti per riposarsi e rigenerarsi. L’attenzione non può essere tenuta per un tempo troppo elevato, e pensare che ogni minuto venga speso in maniera proficua è impossibile. Le pause hanno un ruolo fondamentale;
  • Nel dubbio, sappi che probabilmente l’incontro durerà più di quanto avevi ipotizzato. Prevedi sempre qualche minuto in più e assicurati che nessuno debba scappare per partecipare ad altri impegni che si sovrappongono;
  • Se il workshop è piuttosto lungo, ricorda a che ora sarà il pranzo in modo che tutti siano preparati e non ci siano interruzioni inattese.

Cura gli spazi e la location

Lavorare in uno spazio troppo rumoroso, confuso o semplicemente troppo caldo o troppo freddo peggiora notevolmente la qualità del workshop.
Cura che i partecipanti siano a loro agio, possano muoversi in maniera comoda e non debbano preoccuparsi di altro che non sia il workshop.

Porta tutto l’occorrente

Prepara una lista del materiale che ti servirà e verifica che ce ne sia in abbondanza. Non dimenticare anche l’acqua, delle caramelle (gli zuccheri sono importanti per la concentrazione), e poi ovviamente tutta la cartoleria necessaria.
Avere tutto a disposizione aiuta a fare in modo che non venga interrotto il lavoro e non ci siano difficoltà nel portare avanti il workshop con successo.

Riuscire a prevedere tutto è impossibile, ovviamente, ma siamo sicuri che preparare l’occorrente con attenzione e in anticipo ti permetterà di portare a termine efficacemente il lavoro e avere risultati concreti.

Se vuoi organizzare dei workshop che aiutino te e la tua organizzazione a raggiungere dei risultati e a evitare le riunioni inutili, contattaci per una call gratuita. Stabiliremo insieme quali siano le modalità migliori per la tua azienda e organizzeremo dei workshop che produrranno risultati rapidi ed efficaci in brevissimo tempo.

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Photo by Felipe Furtado on Unsplash

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