Per l’organizzazione del lavoro e la gestione del tempo, una delle tecniche di maggior successo e più longeve è la Tecnica del Pomodoro© o Pomodoro Tecnique©.

Inventata alla fine degli anni 80 da Francesco Cirillo, sviluppatore software e imprenditore, è una tecnica che consente di organizzare il proprio tempo di lavoro suddividendo i passaggi in intervalli ben definiti, evitando le distrazioni e quindi risparmiando tempo e diventando più produttivi.

Negli anni ha avuto dei miglioramenti e degli aggiornamenti, ma i principi base sono rimasti essenzialmente gli stessi.

In breve, la Pomodoro Tecnique© suddivide il lavoro in segmenti di tempo da 25 minuti, obbligando a concentrarsi su un’unica mansione alla volta e consentendo quindi di avere la massima focalizzazione per un tempo limitato.

Ma andiamo a vedere in dettaglio il suo funzionamento.

Come è organizzata la Pomodoro Tecnique©

Il nome di questa metodologia deriva da un timer a forma di pomodoro che Francesco Cirillo utilizzava durante gli anni dell’università per suddividere il proprio tempo di studio e per scandire le sessioni.

Il tempo fissato per ogni intervallo è di 25 minuti, con brevi soste da 3-5 minuti tra una sessione e l’altra e con una pausa più lunga dopo 4 sessioni.

Gli step organizzativi sono 6:

  1. Si definisce l’attività;
  2. Viene impostato il timer;
  3. Viene svolta l’attività;
  4. Quando suona il timer, si fa una pausa e si mette una spunta su un foglio;
  5. Una breve pausa;
  6. Dopo 4 pomodori, si fa una pausa più lunga da 15/30 minuti.

Uno dei motivi del successo di questa tecnica è la sua semplicità. Può infatti sembrare quasi banale seguire questi passaggi, ma se ci pensiamo bene una gran parte della nostra vita quotidiana è fatta di micro interruzioni, di piccoli passaggi intermedi che ci impediscono di concentrarci sul nostro lavoro e che ci portano via molto tempo.

Uno dei fondamenti non negoziabili della Tecnica del Pomodoro© consiste nell’evitare assolutamente ogni tipo di interruzione durante lo svolgimento dei “pomodori”.

Evitare le interruzioni

Durante i 25 minuti di ogni sessione bisogna controllare il proprio impulso a distrarsi ad esempio leggendo le email, controllando i social network oppure rispondendo ai messaggi ricevuti. Nel momento in cui ci distraiamo dal lavoro che stiamo svolgendo, il pomodoro deve considerarsi interrotto.

Per quanto riguarda ad esempio il lavoro da casa o in ufficio, in cui è molto facile venire distratti dai familiari oppure dai colleghi, è importante riuscire a negoziare e rendere visibile che in quei 25 minuti non dovremmo essere disturbati. Può sembrare strano, perché ormai siamo abituati a venire interrotti quasi in continuazione, ma se si riescono ad applicare questi principi il lavoro potrà essere svolto in meno tempo e con una gestione più precisa della giornata.

Anche le telefonate, vanno rinviate alla fine di ogni pomodoro. Sappiamo bene che ogni cliente considera urgente e fondamentale avere una risposta immediata, ma a pensarci bene rinviare di soli 25 minuti una telefonata è possibile e aiuta anche a gestire meglio il proprio tempo.

E se finisco il lavoro prima o dopo che suoni il timer?

Anche se l’attività viene completata prima dello scadere dei 25 minuti, è importante non annullare il pomodoro oppure anticiparne la fine. Possiamo approfittare del tempo rimasto per rivedere, controllare, approfondire e migliorare quello che abbiamo fatto.

Anche se a volte è stata contestata l’eccessiva rigidità degli slot da 25 minuti, la disciplina nel rispettare i tempi consente di essere più efficaci e di migliorare il lavoro che stiamo svolgendo, facendoci sentire anche più soddisfatti.

Allo stesso modo, se allo scadere del tempo non abbiamo completato l’attività è importante non prolungare il tempo ma staccare comunque per 3-5 minuti. La piccola pausa consente di chiarirsi le idee e, una volta tornati al lavoro, sarà molto più facile riprendere da dove si era interrotto.

Un’indicazione importante è di non pensare al lavoro che abbiamo lasciato in sospeso durante la pausa. L’efficacia del metodo deriva anche da questi che possiamo considerare “tempi vuoti” ma che in realtà servono a distaccarsi per far riposare il nostro cervello.

Critiche e modifiche

Come ogni tecnica, anche la Pomodoro Tecnique© è stata oggetto di critiche e revisioni. La rigidissima divisione dei tempi, come abbiamo visto, può diventare frustrante per chi è abituato a lavorare in maniera più creativa e maggiormente disorganizzata.

Proprio per questo motivo, una della raccomandazioni che viene data a chi si affaccia a questa metodologia è di rispettare i propri tempi e di scegliere gli orari della giornata in cui si è maggiormente produttivi per non cadere nella frustrazione di dover lavorare controvoglia.

Altri hanno adattato la tecnica della suddivisione del tempo utilizzando però degli slot più lunghi o più brevi. Ad esempio c’è chi preferisce affrontare una sessione completa da 90 minuti (che viene considerato il tempo massimo di concentrazione affrontabile dalla nostra mente) facendo una pausa più lunga subito dopo o chi preferisce affrontare delle micro sessioni da 10/15 minuti.

Anche qui, il nostro consiglio è di adottare una tecnica che ci consenta di essere maggiormente produttivi seguendo i nostri tempi. Purtroppo (o per fortuna) non esistono tecniche e metodologie che si adattino perfettamente a ognuno, ed è necessario capire quale sia il metodo migliore per gestire il tempo che abbiamo a disposizione.

Il miglioramento dei processi della tua azienda passa sia attraverso l’analisi approfondita dei dati, sia attraverso la capacità che le tue persone hanno di gestire il tempo a disposizione e dare la giusta priorità alle azioni che devono compiere quotidianamente. Il tutto all’interno della medesima strategia di crescita aziendale.

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