8 caratteristiche fondamentali per gestire una riunione

Gestire una riunione è un lavoro delicato, e chi viene chiamato a farlo si può trovare di fronte ad alcune perplessità: come gestire i tempi? E come affrontare chi non ha uno spirito collaborativo?
Sono tante le incognite che possono presentarsi durante una riunione, ma per fortuna esistono anche dei metodi per fronteggiarle. L’importante è affrontarle con il giusto spirito e con una buona organizzazione.

Per semplificare, abbiamo messo assieme le 8 caratteristiche fondamentali del perfetto facilitatore, e degli esempi pratici per gestire le riunioni.

Chi è chiamato a facilitare una riunione non deve essere la stessa persona che risolve i problemi. Deve avere ben chiaro in mente che il suo ruolo è di aiutare gli altri a tirare fuori le idee migliori, deve assicurarsi che tutti abbiano capito bene di cosa si sta discutendo e incoraggiare le discussioni costruttive. Se il facilitatore invece pensa soltanto a sembrare la persona più intelligente nella stanza, probabilmente non ha ancora capito bene qual è il suo ruolo.
Il vero facilitatore ha il ruolo di migliorare il livello della discussione e condurre le persone a una decisione chiara e condivisa.

Una delle difficoltà più grandi nelle riunioni è capire quanto devono durare ed evitare che si prolunghino per un tempo infinito.
Nel lavoro di facilitatore è importante riuscire a gestire i tempi, facendo in modo che le varie fasi non vadano oltre il tempo stabilito e al contempo mantenendo una certa flessibilità quando ci si accorge che il tempo a disposizione è troppo oppure troppo poco.

Nel lavoro di gruppo è abbastanza comune che ci si avviti in discussioni inutili e infinite, volte soltanto a stabilire posizioni di potere perché nessuno è disposto a cedere l’ultima parola, oppure che ci si blocchi su particolari insignificanti o estranei all’argomento principale della riunione.
Un buon facilitatore capisce quando una discussione sta minando l’unità del gruppo e sta sottraendo energie. Ci vuole un po’ di abilità nel riconoscere queste discussioni e ancora di più nel riuscire a bloccarle in tempo, ma è certo che una volta appresa questa abilità sarà una delle armi vincenti per gestire in maniera efficace un workshop.

Mantenere sempre alta la concentrazione per tutto il tempo è praticamente impossibile, ed è necessario capire quando è il momento di passare a un altro argomento oppure fermarsi per non caricare eccessivamente i partecipanti.
Quando l’energia cala, ne risente anche la qualità della discussione e delle decisioni. Un buon facilitatore conosce quanto le pause siano importanti per fare un buon lavoro e sa bilanciare i momenti di altissima tensione e quelli di relax.

Per quanto si possa stare attenti, in una discussione ci sarà sempre qualcuno che alzerà di più la voce per farsi sentire e per orientare il pensiero di tutti. Come fare per evitarlo?
Visto che tutti devono esprimere la loro opinione per trovare l’idea più adatta, e che nessuno deve sentirsi schiacciato dal ruolo degli altri, è possibile utilizzare degli strumenti che annullino gli scontri aperti di potere.
Uno dei metodi per evitarli è consentire a tutti di scrivere le proprie idee singolarmente invece di esporle oralmente di fronte agli altri. Metterle su carta, anonimamente, riduce di molto il timore di essere contraddetti.
Un altro metodo è il procedere alla valutazione delle idee con il metodo “Una persona, un voto”. Tutti scrivono la propria idea su un foglio o su un post-it, e tutti possono votare le idee degli altri anche in maniera anonima. Alla fine, le idee più votate saranno quelle da discutere.

Siamo umani, e sappiamo bene che prima o poi ci sarà in qualche riunione una persona che non ne vorrà proprio sapere di partecipare alla discussione in maniera costruttiva e si impegnerà per far fallire il progetto. Può essere spinto da centinaia di motivi, ma non è ammissibile che per colpa di una persona tutto il gruppo venga penalizzato.
Il facilitatore deve fare in modo che l’energia negativa di chi crea problemi si trasformi in energia positiva oppure venga annullata, e per farlo può usare alcune accortezze:

Paradossalmente, questa è una delle parti più difficili e pericolose. Spiegare come deve essere svolto un esercizio ad esempio può essere un’impresa complicata, soprattutto perché quello che per noi è evidente non sempre lo è anche per gli altri. Bisogna sapere spiegare agli altri esattamente il Perché, il Cosa e il Come.
Per farlo in maniera adeguata servirà un po’ di pratica e parecchio ascolto delle domande altrui, per evitare che il lavoro parta senza che tutti sappiano esattamente cosa fare.
Dover rispiegare per 3 volte un esercizio o peggio ancora farlo rifare perché non è stato svolto nella maniera corretta può far saltare anche il lavoro di gruppo meglio strutturato.

Infine, poiché ogni persona e ogni situazione è diversa, bisogna essere in grado di adattarsi rapidamente alle circostanze, cambiando se necessario quello che avevamo in mente all’inizio della riunione.
Può darsi che un argomento non riesca ad essere affrontato in tempo, può darsi che qualcuno manchi a una riunione, può darsi che il proiettore non funzioni. Sapersi adattare e riuscire a gestire ogni situazione è un’abilità fondamentale di chi si accinge a facilitare il lavoro altrui.