5 suggerimenti per presentare i dati

Quando presentiamo dei dati ai clienti, oppure ai nostri colleghi, spesso ci facciamo prendere dalla foga e inseriamo tutti i dati possibili, pensando che in questo modo sarà ancora più semplice far capire come stanno andando le cose e come procede il lavoro. A volte può succedere però che ci si faccia prendere la mano e i dati diventino davvero troppi, intricati e difficili da decifrare.

Il risultato è che diventa frustrante sia per chi presenta sia per chi ascolta dover comprendere di cosa si sta parlando e avere una visione chiara della situazione.

Proprio per evitare questi fraintendimenti, oggi vogliamo darti 5 consigli che ti consentiranno di gestire meglio la presentazione dei dati. Del resto, qui in Strike ci occupiamo di dati tutti i giorni e grazie alle nostre dashboard personalizzate facciamo in modo che vengano visualizzati in maniera bella, chiara ed efficace!

Spesso diamo per scontato molte cose. Lavorando ogni giorno su un determinato argomento, alcuni passaggi e alcune sigle o abbreviazioni vengono utilizzate come se tutti potessero comprenderle immediatamente. Se ci occupiamo dell’organizzazione finanziaria di un’azienda magari pensiamo che tutti sappiano cosa sia un EBITDA, ma purtroppo o per fortuna non è così.

Magari chi abbiamo di fronte si occupa di altro, e allora è sempre meglio precisare quando utilizziamo delle sigle o dei dettagli tecnici.

Chi ci ascolta potrà comprendere meglio di cosa parliamo e dare il suo contributo alla discussione. Il rischio quando si parla in maniera troppo tecnica è che non ci sia discussione semplicemente perché gli altri non hanno la minima idea di cosa stiamo parlando e preferisce che gli altri non lo sappiano.

Quando presentiamo dei dati ci sono due rischi collegati: essere troppo generici oppure essere troppo dettagliati.

Nel primo caso non facciamo comprendere appieno cosa stia succedendo, nel secondo caso rischiamo di essere troppo specifici e annoiare chi ci ascolta con informazioni non necessarie.

Come in molti altri ambiti, anche qui bisogna trovare un giusto mezzo. Alcuni dettagli sono necessari ma, quando scendiamo troppo a fondo e soprattutto quando parliamo a una platea generica, dobbiamo cercare il punto esatto a cui arrivare oppure in cui fermarci.

I dati sono necessari, ma le persone vivono molto di storie, quindi ogni tanto bisogna ricordarsi che far vedere un dato può essere difficile da ricordare, mentre è molto più semplice che vengano ricordate le storie.

Ad esempio, se parliamo della situazione commerciale dell’azienda, oltre a mostrare grafici di vendita e numeri, possiamo raccontare la storia di quando abbiamo incontrato alcuni clienti che, anche se non ce lo aspettavamo, hanno richiesto delle determinate specifiche e analizzando i dati abbiamo visto che effettivamente avevano ragione.

In questo modo creiamo empatia e diventiamo più efficaci nella nostra presentazione.

Oltre alle storie, siamo attratti dalle immagini grazie alle quali ricordiamo più facilmente quello che ci viene presentato. Diventa quindi molto importante studiare bene i grafici da presentare, usare i colori in maniera adeguata e far risaltare il punto centrale della conversazione.

Tutti abbiamo visto slide e presentazioni fatte male, approssimative e banali. Curare in maniera più adeguata la grafica delle nostre presentazioni e valorizzare anche in maniera visuale i numeri può essere di grande aiuto per far comprendere quello che stiamo dicendo e raggiungere dei risultati.

Per avere qualche ispirazione, ti consigliamo una risorsa gratuita come Canva, che oltre a essere uno strumento gratuito molto potente per creare delle semplici grafiche, ha una vasta collezione di template personalizzabili.

Uno dei modi migliori per farsi ricordare è quello di regalare qualche particolare curioso oltre al normale racconto del nostro lavoro quotidiano. Diventa molto più semplice farsi ricordare e far ricordare quello che vogliamo dire, oltre a stupire l’uditorio.

Per fare un esempio di dettagli particolari presentati con l’utilizzo dei dati, Spotify alla fine di ogni anno mostra agli utenti i loro ascolti musicali, ma oltre alla musica più ascoltata inserisce qualche sorpresa, come ad esempio sapere che siamo tra i fan più attivi di un determinato cantante. Un modo diverso per far risaltare quelli che, alla fine dei conti, sono semplici numeri.