I 5 passi del problem solving

Quante volte davanti a un problema ci siamo sentiti persi, confusi o l’abbiamo ritenuto irrisolvibile, per poi accorgerci che in realtà era molto più semplice di quanto pensavamo? A volte basta semplicemente seguire i giusti passaggi e possiamo venirne a capo.

Una delle abilità fondamentali per chiunque è saper fare fronte alle difficoltà e ai problemi che incontriamo ogni giorno. Riuscire a risolverli migliora la nostra autostima, ci dà maggiore autorevolezza davanti agli altri e ci permette di avanzare e di innovare.
Oggi andiamo a vedere quali sono i 5 passaggi fondamentali per eseguire un problem solving perfetto.

Lo sappiamo, potrà sembrare quasi banale come procedura, ma spesso è necessario ripartire dai fondamentali:
Per attuare un problem solving fatto bene occorre:

Possiamo rinviarlo per un sacco di tempo o affrontarlo subito, ma abbiamo ben chiaro che esiste un problema, e che prima o poi andrà risolto. In che modo?
Innanzitutto è importante definire bene quale sia il problema, da dove deriva e che cosa comporta.
Il cliente ha una richiesta fondamentale ma noi al momento non riusciamo a dargli ciò che vuole? Oppure ci accorgiamo che stiamo pagando troppo le materie prime e non riusciamo a coprire i costi? Individuare esattamente cosa ci blocca permette di avere chiara la problematica e ci permette di passare al secondo livello: l’ipotesi di una soluzione.

Benché sia uno dei momenti più critici, il momento in cui vengono ipotizzate delle soluzioni è anche uno dei più divertenti. Spesso la soluzione adatta arriva quando c’è un momento creativo senza limiti, quello che spesso chiamiamo brainstorming, in cui ciascuno può dire la propria idea, discuterla con gli altri, trovare nuove strade da percorrere quando tutto quello che vedevamo di fronte a noi era soltanto un muro contro cui andare a sbattere.

Il nostro suggerimento è di trovare delle modalità di brainstorming che non siano soltanto quelle del dibattito libero. Si rischierebbe di ricadere nella solita routine in cui ognuno dice la propria senza aver capito bene di cosa si tratta, oppure qualcuno si estranea dalla riunione perché pensa che la sua opinione non sia importante.
Avere un facilitatore, qualcuno che stabilisce in che modo organizzare il processo creativo, e usare degli strumenti adatti che aiutino a sviluppare la creatività senza perdite di tempo, possono essere indubbiamente un vantaggio per procedere speditamente verso la risoluzione del problema

Una volta stabilita la soluzione da mettere in pratica, quindi il “Cosa” fare, dobbiamo capire “Come” fare. Arriva il momento della strategia.

Questo è un momento molto delicato, perché si inizia a fare sul serio. Bisogna decidere ruoli, tempi e modalità, ed è facile che ci siano grandi discussioni e lotte interne per arrivare alla decisione finale.
Anche qui, il nostro consiglio è di evitare per quanto possibile la discussione libera, poiché è molto probabile che nascano delle dinamiche come il Groupthink (vedi il nostro articolo) e ad avere la meglio sia semplicemente chi alza di più la voce.
Avere una riunione strutturata e un facilitatore esterno aiuterà a mettere in pista la strategia migliore e più condivisa.

Il momento fondamentale: è ora di mettere in pratica quanto deciso.
Per quanto possano essere buone le idee che sono venute fuori dai vari confronti e dalle discussioni precedenti, e per quanto il piano possa essere preciso, la capacità di mettere in campo le nostre soluzioni farà davvero la differenza tra un progetto portato a termine e una buona idea mal realizzata.
Uno strumento molto utile è la creazione di un prototipo. Velocizza i tempi di esecuzione, consente di risparmiare tempo e denaro, e permette di testare in un ambiente protetto se quello che avevamo in mente può funzionare.

Occuparsi solo della soluzione e smettere di seguirla una volta lanciata vuol dire lasciare il lavoro a metà. Bisogna continuare a verificare, analizzare e in caso continuare a migliorare quello che abbiamo fatto.
Può capitare infatti che la soluzione che abbiamo trovato dia vita a nuove idee, a cambiamenti nel modo di procedere, a ulteriori modifiche. E questo è un bene, perché ci permette di alzare ulteriormente l’asticella delle nostre aspettative e fare un passo avanti nella strada verso il successo.