5 consigli per la perfetta conference call

Negli ultimi due anni abbiamo dovuto imparare a gestire il lavoro da remoto e le conference call sono entrate a far parte stabilmente della nostra vita. Adesso che sembra sia possibile ritornare a una vita quasi normale con gli incontri in presenza, siamo sicuri che le conference call non spariranno nel nulla.

Lo sappiamo, in molti le odiano, ma è innegabile che consentano un grande risparmio di tempo e denaro, oltre a permetterci di essere estremamente flessibili.

Siamo però altrettanto sicuri che ci sia molto ancora da imparare sulle call, e che ci siano alcuni accorgimenti che possono essere presi per migliorare e rendere più facile la vita a tutti.

Oggi vi vogliamo dare 5 suggerimenti per organizzare delle conference call perfette.

I diversi servizi come Zoom, Google Meet o Microsoft Teams permettono di mascherare lo sfondo alle nostre spalle e inserire delle fotografie o degli appositi sfondi virtuali. Ma bisogna sempre stare molto attenti, poiché se vogliamo utilizzare questi sfondi in maniera adeguata occorre avere dietro uno spazio omogeneo, altrimenti rischiamo l’effetto “macchia di leopardo” che ci darà un’aria non troppo professionale.

Anche per quanto riguarda la scelta delle immagini è sempre meglio utilizzare delle immagini neutre, con magari il logo della nostra azienda. Anche in questo caso però, avere un’immagine con uno sfondo neutro e il logo della nostra azienda non troppo grande consente di ridurre l’effetto di eccessiva invadenza data da una persona “inglobata” all’interno di un logo.

Il nostro consiglio è quello di evitare gli sfondi animati, e di trovare un angolo della casa o dell’ufficio che non dia troppo nell’occhio. Vanno benissimo dei quadri o anche una parete nuda, sicuramente non va bene avere dietro di noi una televisione accesa o comunque delle immagini in movimento che tendono a distrarre l’ascoltatore.

Evitate anche la sciatteria di uno sfondo poco curato. La classica libreria potrà andare benissimo.

Se si tratta di una riunione a distanza con poche persone o meglio ancora con una sola persona di fronte a noi, ovviamente sarà meglio tenere la telecamera e il microfono accesi. Se invece ci troviamo in una conferenza con molte persone, allora conviene staccare sicuramente il microfono per impedire interferenze, colpi di tosse o rumori di altro genere. Per la telecamera, il consiglio è di lasciarla accesa se la banda internet sostiene il collegamento, e di spegnerla in caso la linea non fosse troppo potente. Ovviamente avvisate sempre gli altri partecipanti, oppure potrebbero pensare che non siate presenti durante la riunione.

Un errore comune nelle videoconferenze è quello di pensare che la telecamera e l’audio del proprio computer vadano bene in ogni caso, tanto non è importante la qualità della trasmissione.

In realtà avere una telecamera all’altezza può fare la differenza, poiché le immagini sgranate o poco chiare disturbano la comunicazione e danno un’immagine poco professionale.

Spesso i computer, e soprattutto i portatili, non hanno delle telecamere adeguate e restituiscono un’immagine pessima agli interlocutori. In questo caso conviene dotarsi di una telecamera esterna con una buona risoluzione. Ce ne sono diverse anche a un prezzo molto abbordabile, ma vi assicuriamo che cambierà completamente il modo in cui gli altri vi vedono e ne guadagnerete in professionalità.

Anche per l’audio vale lo stesso discorso. In questo caso però non si tratta tanto di acquistare un’attrezzatura degna di uno studio di registrazione, ma semplicemente nell’utilizzare delle cuffie dotate di microfono. Isolerete eventuali rumori esterni, la vostra voce sarà più chiara ed eviterete che gli altri abbiano quel fastidioso “ritorno in cuffia” dovuto spesso all’audio che dagli altoparlanti integrati nel computer rientra nel microfono.

Di certo non occorre essere Kubrick oppure Sergio Leone e studiare l’inquadratura per ore, oppure lavorare sulle luci e sulla disposizione della scena, ma diciamo che riuscire a inquadrare correttamente la propria faccia dovrebbe essere un requisito fondamentale.

Capita a volte di parlare in call con persone che inquadrano la fronte oppure si riprendono troppo dal basso. Il nostro consiglio è di sollevare il computer oppure tenere la telecamera all’altezza degli occhi, in modo da poter avere lo sguardo dritto e riempire correttamente lo schermo.

Infine, se possibile, cercate una sorgente di luce frontale, per evitare un effetto controluce che vi farebbe apparire completamente in ombra.

Se dopo una giornata passata in call vi sentite stanchi e affaticati, sappiate che non è colpa soltanto delle tante informazioni che vengono date al lavoro e dei compiti da affrontare: si tratta anche di un affaticamento mentale dovuto alla visione continua di facce molto piccole sullo schermo.

Il nostro cervello è abituato a rapportarsi con dei volti che sono molto più grandi di quelli che appaiono nel monitor, e quindi deve continuamente elaborare le informazioni e “aggiustare” la visuale. In questo modo però non ha mai un attimo di riposo, e quindi è normale che a fine giornata ci si senta a pezzi.

Un ottimo modo per alleviare questa stanchezza è staccare, per quanto possibile, gli occhi dal monitor e fare delle pause tra una call e l’altra senza guardare lo schermo. In questo modo il cervello si resetterà e il nostro corpo sarà pronto per affrontare la prossima riunione.